Automatizando Contexto y Confianza
Habilitando Entrega de Costo Fijo y Alcance Fijo en Orium
A medida que la IA comenzó a transformar cómo funcionan las organizaciones de servicios, Orium vio una oportunidad de convertir la automatización en una ventaja operativa. Lo que comenzó como un pequeño experimento interno para aliviar las cargas de trabajo de diseño y entrega evolucionó rápidamente en Genie: un motor de datos y flujo de trabajo en vivo que conecta información entre sistemas para generar requisitos, backlogs y resúmenes listos para ejecutivos en tiempo real. Construido para automatizar el flujo de contexto, requisitos e insights entre equipos de proyecto, Genie consolida el conocimiento organizacional en una única plataforma adaptativa. El resultado: incorporación más rápida, reducción del riesgo de entrega y mayor confianza para cada compromiso de costo fijo y alcance fijo.
El Desafío
Entregar programas complejos de comercio digital con base de costo fijo y alcance fijo requiere una comprensión precisa del contexto. Cada proyecto involucra cientos de partes móviles, desde notas de descubrimiento de ventas y transcripciones de entrevistas hasta tareas de Jira y archivos de diseño.
Históricamente, los equipos dependían de cargas manuales de documentos, mensajes únicos de Slack y hojas de cálculo estáticas para cerrar la transición de ventas a entrega. Durante años, este flujo fragmentado de información creó varios desafíos:
Fricción en la incorporación
Los líderes de proyecto a menudo pasaban días recopilando, revisando y sintetizando los últimos datos de los equipos de ventas, estrategia y entrega.
Consistencia de requisitos
Sin una fuente única de verdad, la documentación temprana del proyecto variaba en completitud y podía contener información contradictoria a medida que las decisiones cambiaban con el tiempo.
Riesgos ocultos
Las dependencias clave o los cambios de alcance podían pasar desapercibidos hasta tarde en la entrega.
Depender del esfuerzo manual para superar estos problemas dejaba menos tiempo para que los equipos de Orium se enfocaran en trabajo de mayor valor y resultados para el cliente. La organización necesitaba un sistema que pudiera unificar el contexto automáticamente, reduciendo la sobrecarga mientras aseguraba que cada compromiso de costo fijo comenzara con la misma claridad y confianza.
La Estrategia
La idea de Genie tomó forma a partir de una simple realización: si Orium pudiera automatizar el trabajo de configuración repetitivo que ocurre al inicio de cada compromiso, los equipos podrían enfocar más tiempo en la resolución de problemas de mayor valor y la estrategia del cliente. Con ese objetivo en mente, los diseñadores y líderes de entrega comenzaron a experimentar con automatizaciones ligeras y GPTs personalizados tempranos para resumir material del proyecto y responder preguntas contextuales.
A medida que esos prototipos maduraban, el equipo vio una oportunidad más grande. Un agente "supervisor"—si se le daba acceso a datos en vivo—podría ir más allá de resumir información para orquestar la entrega misma a través de muchos sub-agentes especialistas. Esa visión transformó el concepto de almacenamiento estático de conocimiento en un sistema dinámico y agéntico capaz de ingerir datos de proyecto en vivo, interpretarlos y activar flujos de trabajo automatizados.
Con la visión en su lugar, el equipo comenzó a desarrollar Genie como la columna vertebral de un nuevo enfoque de entrega—uno que integra la inteligencia directamente en las operaciones de Orium para impulsar consistencia, velocidad y confianza en cada proyecto.
La Solución
Genie funciona como un motor de contexto agéntico y capa de automatización que se conecta directamente al ecosistema de proyectos en vivo de Orium. Construido sobre n8n—seleccionado por su capacidad de conectarse a fuentes de datos en vivo cuando otras herramientas solo podían manejar cargas estáticas—el sistema fue diseñado para:
- Sincronizar automáticamente con los sistemas operativos de Orium (Jira, Slack, Mavenlink y bases de datos internas).
- Mantener una conciencia persistente del contexto y estado del proyecto.
- Entregar insights accionables directamente en los flujos de trabajo diarios sin requerir intervención manual.
En lugar de existir como un proyecto de IA independiente, Genie fue integrado en el tejido de la entrega, convirtiéndose en la base de la iniciativa más amplia de agentes e infraestructura de agentes de Orium. Cada capacidad fue diseñada para minimizar las transferencias humanas, reducir la redundancia y asegurar que cada contribuidor trabaje desde el mismo contexto en vivo y validado. Genie se encarga del trabajo repetitivo de configuración y documentación, dando a los líderes de proyecto más espacio para el verdadero trabajo de toma de decisiones y juicio orientado al cliente.
Las capacidades clave incluyen:
- Conciencia contextual: Consolida datos del proyecto de múltiples sistemas, permitiendo a los equipos consultar o resumir la información más actual en lenguaje natural.
- Generación automatizada de requisitos y backlog: Extrae de la base de datos de requisitos propietaria de Orium y los insights históricos del proyecto para crear backlogs estructurados y rastreables alineados con el alcance y contexto de la industria.
- Identificación y reporte de riesgos: Surge riesgos emergentes y genera resúmenes diarios y resúmenes ejecutivos semanales, proporcionando visibilidad en cada fase de la entrega.
- Automatización de documentación: Produce presentaciones, guías de entrevista y resúmenes ejecutivos analizando transcripciones de ventas, notas de diseño y actualizaciones de entrega.
- Soporte de flujo de trabajo: Monitorea el seguimiento del tiempo, envía recordatorios automatizados y alinea el ritmo de entrega con el alcance y horas planificadas.
Genie también eleva el estándar de transparencia y salvaguardas. Verifica dos veces la información con la que trabaja, siguiendo las mejores prácticas de privacidad de Orium, y se mantiene dentro del contexto del proyecto aprobado. Cada salida incluye citas de fuentes claras y un rastro de auditoría completo, y el sistema evita fabricar contenido, por lo que los equipos pueden confiar en que cada insight está basado en datos reales del proyecto y manejado responsablemente.
"Genie es honestamente una de las capacidades 'agénticas' más impresionantes que he visto en cualquier lugar. Tiene el contexto completo de Orium: Jira, proyectos, alcance, detalles, insights, notas de retro, líneas de tiempo, horas— básicamente todo lo que un equipo necesita para entregar con confianza."
Resultados y Próximos Pasos
Desde su introducción, Genie ha mejorado fundamentalmente la capacidad de Orium para entregar resultados consistentes bajo compromisos de costo fijo y alcance fijo. Los resultados clave incluyen:
- Adopción completa: 100% de tasa de adopción en todos los nuevos proyectos orientados al cliente desde el lanzamiento.
- Incorporación más rápida: Hasta 75% de reducción en el tiempo promedio de incorporación del equipo, medido por tiempo hasta la primera tarea productiva para nuevos miembros del equipo.
- Calidad consistente del backlog: 98% de los requisitos generados aceptados en la primera revisión por los Líderes de Proyecto.
- Reporte automatizado: 100% de los proyectos ahora entregan resúmenes ejecutivos semanales automatizados, reduciendo el tiempo de reporte manual en más del 50%
- Consistencia mejorada entre proyectos: 60% de disminución en brechas de requisitos y solicitudes de aclaración durante la transferencia entre equipos.
- Riesgo de proyecto reducido: 85% de los proyectos de costo fijo y alcance fijo reportan menos escalaciones relacionadas con riesgos debido a la claridad mejorada de requisitos.
- Confianza aumentada de las partes interesadas: Puntuaciones más altas de NPS y retroalimentación de los líderes de proyecto, reflejando mayor confianza en la preparación del proyecto.
Mirando hacia adelante, la arquitectura de Genie está construida para escalar. Las expansiones planificadas incluyen integraciones más profundas del sistema para apoyar la estimación y descubrimiento pre-venta, análisis predictivos para simular el riesgo de entrega, y características de colaboración seguras que permiten a los clientes rastrear el progreso e insights junto con los equipos de Orium. Y a lo largo de esa evolución, Genie está diseñado para empoderar a nuestra gente, no reemplazarlos. Mantiene las recomendaciones basadas en datos transparentes del proyecto, y la retroalimentación continua del equipo guiará cómo crece, desde modelos de riesgo más agudos hasta contexto pre-venta más rico.
A través de estos avances, Genie se está moviendo de una herramienta interna a una capacidad central de plataforma, un sistema adaptativo que fortalece el modelo de costo fijo y alcance fijo de Orium y amplifica la experiencia de cada equipo involucrado.
